NIL Poslovna ucinkovitost 2del
01.10.2015

Smo priden narod, pravijo. Dobro delamo, pravijo. Kaj pa nam potem manjka, da smo tu, kjer smo? Poslovna učinkovitost? Ali to pomeni, da v istem času naredimo več? Delno drži, a v tem primeru govorimo o produktivnosti. Učinkovitost pa pomeni, da v istem času naredimo več in bolje.

Pa saj že zdaj delamo preko celega dne, kako naj bomo še boljši? Dlje ne želimo delati. Torej?

Edina možnost za povečanje produktivnosti je, da se odločamo hitreje, da izdelamo produkt, dopis ali analizo hitreje, da so sestanki krajši in bolj koristni. Na to lahko vplivamo z boljšo razporeditvijo svojega časa in s smiselno uporabo modernih tehnologij, ki nam olajšajo delo.

Večjo produktivnost posameznika lahko zagotovimo z moderno tehnologijo, tako da:

  • ustvarimo odprto in komunikativno okolje
  • zagotovimo, da so nam informacije v vsakem trenutku na voljo
  • povežemo ekipe znotraj in zunaj podjetja
  • analiziramo in predstavimo podatke na enostaven in razumljiv način

Odprto in komunikativno okolje zagotavljajo tehnologije, kjer si udeleženci izmenjujejo podatke na neformalen način, sodelujejo pri debatah in s svojimi komentarji posredno vplivajo na odločitve. Zaželeno je, da to počnejo vsi, kadarkoli in kjerkoli in ni potrebno, da sedijo na sestankih. Današnje tehnologije sodelovanja (MS Yammer) to že omogočajo. Prav tako je pomembno, da so zaposleni pravočasno in kakovostno obveščeni o dogajanju v podjetju in izven njega. Zaposleni želijo informacije, saj le na ta način čutijo pripadnost podjetju.

Informacije so nam v vsakem trenutku na voljo – če jih najdemo. Pogosto je težava, da podatke sicer odlagamo na skupno mesto, a jih kasneje težko najdemo. Določene naloge delamo celo večkrat, ker ne najdemo tistega, kar smo nekoč že zapisali. Dobro orodje za iskanje dokumentov in oseb je osnova za produktivno delo. MS Delve nam omogoča prav to – aktualne lastne dokumente, zapiske sestankov, pa tudi dokumente sodelavcev v skupni rabi nam predstavi takorekoč takoj. Tako nismo v zadregi pred ali med sestankom, saj lahko hitro poiščemo želene informacije.

Povezovanje ekip znotraj in zunaj podjetja je aktualno že dolgo. Včasih sta za to zadoščala elektronska pošta in telefon. Danes želimo komunicirati še hitreje, interaktivno in z elektronskimi zapisi. Uporaba hipnih sporočil, pa tudi sestankov na daljavo preko kakovostnih video zvez omogoča, da sodelujemo pri odločitvah, pa čeprav ne moremo biti fizično prisotni. Klasičen sestanek ali predstavitev traja 1-2 uri in pogosto še vsaj kako uro za pot. Ali pa celo dan, če je dogodek na bolj oddaljeni lokaciji. Se to lahko privoščite? Imate čas in denar za pot? Hipno sporočanje, videokonference in delitev vsebin (predstavitev ali obdelava skupnih dokumentov), ki jih omogoča MS Skype for Business, zmanjšujejo potrebe po fizični prisotnosti na vsakem dogodku. Ne odpravljajo potovanj v celoti, saj je včasih pač kje treba biti fizično prisoten, vedno pa sigurno ne.

Predstavitev in analiza podatkov so osnova za hitro in dobro odločanje. Več kot imamo podatkov na voljo, lažje in kakovostneje se načeloma odločimo (razen, ko pošljemo ženo v trgovino z oblekami). Za to ne potrebujemo zvenečih in dragih analitičnih orodij. Že standardna orodja, ki jih poznamo (MS Excel) imajo na voljo kup funkcionalnosti, ki pa jih uporabniki le redko uporabljamo. Dodatnih analitik večina uporabnikov ni vešča, zato vedno znova ostajamo pri dokaj enostavnih tabelah. Uporaba MS PowerBI omogoča, da zbrane podatke hitro predstavimo na razumljiv in končnim uporabnikom všečen način – brez podrobnega poznavanja analitičnih orodij. 

In na koncu - kaj pa naša učinkovitost? Tu pa tehnologija pomaga le deloma, saj ta ne vpliva na kakovost vsebine, smiselnost odločitev. Na osnovi tehnologije lahko le pridobimo več kakovostnih podatkov v krajšem času, kako pa se na osnovi teh podatkov odločimo, pa je seveda odvisno od vsakega posameznika.